鍵紛失時の再発行
契約者が鍵を紛失したときに再発行します。
作業条件
- 新鍵渡され依頼あり
- 依頼受付シート確認
- 新鍵にテプラ貼る（当社控えは物件名＋ルームNo・お客様用はルームNoのみ）
- 当社控え旧鍵と新鍵の鍵交換
当社控え旧鍵はリサイクル箱で保管（メンテナンス用に後日複製し2本セットにしてメンテナンスへお渡しする。） - EMも紛失の場合は当社控えよりEM取り出し、ルームキーとセット
作業手順
- システム上で、新鍵No入力
（例：【鍵紛失のため再発行】物件名＆ルームNo【警備】鍵【ルーム】鍵No.）
※ 送付状作成（★書類作成雛形→鍵系→※RS紛失※または★安心P用★）
安心Pの有無で雛形を使い分けること。
1枚目の送付状→名前・警備キーNo・ルームキーNo記入
2枚目の鍵再発行及び変更依頼証→物件名・ルームNo・前回預り分＆再発行分に鍵Noをシステム上でコピペ
※ 契約日があまりにも昔の場合、旧鍵Noがシステムにない場合あり。その場合はお客様契約月の契約書スキャンを開き、契約書に記載のNoを記入。また過去に鍵紛失などの履歴がある場合、最新の鍵再発行Noを前回預かり分に記入
※ 安心パック有の場合は代金を頂かないので下記の送付状の文言を変える
（『再発行代金のご入金が確認出来ましたため』→『新しい鍵のご準備が出来ましたため』） - 作成済へ名前を付けて保存
- 印刷（鍵再発行及び変更依頼証のみ２枚）
- 鍵再発行及び変更依頼証に割印＆当社角印を押す
- 当社控えコピー（送付状＋鍵再発行及び変更依頼証をＡ4に縮小印刷）
お客様に送るもの
- 送付状
- 返信封筒（右下に「カギ」と記入）
- 鍵再発行及び変更依頼証 2枚
- 鍵（ストラップつけて）
送るときの注意
- 上記ファイルに入れて白い封筒を使用しヤマト便で発送
- ヤマト伝票（発払い）に手書きで住所・Tel・名前・品名欄に物件名＆ルームNo記入
- 作成したらオペレーターへ発信依頼＆紛失の警備キー抹消依頼
ALSOKへメールで依頼
（当社控えに鉛筆で物件コード・抹消する旧警備Noに丸印を付け抹消すると記載） - 依頼受付にシステム変更日を記入
- 旧鍵は付箋で「鍵紛失再発行・物件名・ルームNo・旧鍵」と記入しコピーリサイクルへしまう
- 契約日によって再発行代の金額が異なるため、鍵再発行及び変更依頼証の金額もその金額に合わせて作成する必要有。
- ルームキーを鍵追加している場合、鍵再発行後追加分の鍵も使用不可となる。もし鍵再発行後も鍵追加したい場合は、鍵追加代払う必要有