口座不備

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SMBCから口座不備の理由で書類が差し戻された場合の処理を説明します。

作業条件

週に1、2回（不定期）SMBCより郵便で届く
ＳＭＢＣより口座不備のため戻りあり、お客様へ郵便にて発送
事前準備：不備理由を確認（印鑑相違などの場合は口座名義人の空いてる箇所に鉛筆で○を書く）
システムを表示させて、備考欄に不備内容を入力（例：【口座不備】不備内容）
※ ネット銀行←ネットの場合のみ記入

作業手順

送付状作成（Tokyo-file→管理→管理共有 – Kanri1→★契約書★→★書類作成雛形→口座不備訂正を開く）
物件名・部屋番号・住所・名前記入
不備理由によって○の位置を変える（その他の場合は（）内に不備理由記入）
処理方法も新しい用紙に記入必要の場合は「新しい依頼書へ～」に○
期日＆初回振替月も記入（期日はだいたい送付日の１週間後（平日のみ）に設定）
※ ネット銀行場合は「ネット銀行お客様設定手続き未済」の雛形で作成、住所・名前・物件名・部屋番号記入
送付状を送付済に名前を付けて保存（名前付けは日付・物件名・部屋番号・名前）
送付状を印刷
当社控えをコピー（送付状＋口座用紙の原本をA4に縮小印刷）
※ ネット銀行の場合は口座用紙の原本を2枚コピーし1枚はお客様控えでお客様送付用、もう１枚は当社控え
システムに送付日・期日を入力（○／○送付　期日○／○）　※ネットバンクは期日不要
（ネット銀行の不備の場合、原紙はSMBCへ再度送付必要。お客様へ原紙は送付しない。）
上記当社控えコピーは口座振替依頼書のルート控え（収支で管理しているファイルにあるすでにSMBCへ発送済の当社控えの口座振替依頼書のこと）を探し一緒にクリップ、「お客様へ手続き依頼中」ファイルへしまう　※ ネット銀行の場合は、当社控えコピー・原本・原本コピーをクリップでとめSMBCの送付前の振替月最短のファイルへしまう（不備戻りの口座振替依頼書の原紙は再度SMBCへ送付する必要があるため）

≪お客様へ送るもの≫

送付状
不備戻りの口座振替依頼書原本
新しい口座用紙（基本、最短の振替月もしくは初回振替月を使用）
（予備の場合は付箋に予備と記入し用紙に貼る）物件コード・部屋番号・赤文字で[再提出]と記入
返信用封筒　（右下に「口不　○/27」と記入←○には振替月）

※ネット銀行の場合

送付状
不備戻りの口座振替依頼書原本のコピー（付箋で「原本は再度金融機関へ提出させていただきます」と記入）※原紙はSMBCへ再提出必要なため、送らないこと！！
三つ折りの窓空き封筒に入れ、封筒に「重要」スタンプを押し郵便にて発送
システムに送付日・期日を入力（○／○送付　期日○／○）

送るときの注意

予備で同封する口座用紙は最短の振替日を記入
口座変更で口座不備の場合、下記の送付状の文面を変更
『契約時にお手続きいただきました』→『口座変更時に～」変える』
SMBCへ提出済の口座用紙が複数の場合（銀行のお届け印の候補が複数ある場合）、口座用紙に1/2(2枚のうちの1枚目)・2/2(2枚のうちの2枚目)など書いてあり、2/2のみ戻りありの場合、1枚目が通っている可能性あるため送らなくてよい（その場合システム＆原本に履歴を残す「不備で戻りあり、ただし○枚目は通っている可能性あるためお客様へ案内せず」）