折り返しの電話

代行受付や留守番電話の折り返しのときに、お客様に電話をします。こちらから電話をする必要がある件は、スプレッドシートに記録されています。
既契約者からの場合、基幹システムの顧客備考に履歴を残す必要があります。
最初にスプレッドシート「代行受共有」を表示させてください。

スプレッドシートの表示

お客様に電話をする用件を確認するためにスプレッドシートを表示します。

手順

1. お客様に問い合わせる内容を確認する
受付日、状況、受付時間、お名前など、問い合わせに必要な情報について事前に確認して右スクロールする

→電話応答に関しての詳細は、発信

スプレッドシートの右側が表示されます。

2. スプレッドシートの右端の［折り返し有無］が「有」の場合、手順1の内容および備考の内容を確認し（必要に応じて［備考］の内容を修正する）、電話でお客様に確認する

お客様に電話をかけて対応する

3. スプレッドシートの左側を表示し、必要に応じて［状況］を変更し、［お問い合わせ］タブをクリックする

［お問い合わせ］シートが表示される

4. ［お問い合わせ］シートで、右端の［折り返し有無］が「有」の場合、ご用件、緊急発進などの内容を確認し、電話でお客様に確認
［折り返し有無］が表示されていない場合は、シートを右スクロールする

お客様に電話をかけて対応する

5. 必要に応じて［状況］を変更し、［解約］タブをクリックする

［解約］シートが表示される

6. ［解約］シートで、右端の［折り返し有無］が「有」の場合、解約対象物件、契約者などの内容を確認する
［折り返し有無］が表示されていない場合は、シートを右スクロールする

シートの右端に［折り返し有無］が表示される

7. 必要に応じて［備考］の内容を修正し、電話でお客様に確認する

電話でお客様に確認する

8. 必要に応じて［状況］を変更し、［留守電］タブをクリックする

［留守電］シートが表示される

9. ［留守電］シートで、記載内容を確認し、お客様に電話をかける
必要に応じて次の［まとめ］シートを表示する

［まとめ］シートが表示される

10. 必要に応じて内容を編集（追加・修正・削除）し保存する

スプレッドシートが更新される