車庫証明
車庫証明の依頼があった場合に、発行して送付します。
作業条件
- 依頼受付確認（入金確認できたら即発行！！）
- 一覧、システムの備考を確認し車の名義が契約者と同じか別名義か必ず確認（書式が違うため）
作業手順
- 保管場所使用承諾書に手書きで記入（収支の方の席の後ろにある透明ボックスにあり）
記入欄：保管場所の位置→物件住所・物件名・区画番号or部屋番号
使用者（使用場所の契約者）→契約住所・契約者名
※事務所仕様のHBを契約している場合、契約住所がHBに変更している場合有。(HBが登記住所になっている場合有)契約住所がシステムと同じで間違いないか、利用者様に必ず確認すること。
使用期間→発行日から1年後の月＋末日
例：2022年2月1日～2023年1月末
2022年2月14日～2023年2月末
発行日の日付
※ 新規契約の場合、発行日は契約日！ - お客様に送る現地図＆配置図（片面ずつ）印刷
- 送付状作成（★書類作成雛形→車庫証明→【雛形】車庫証明送付状）
システムを表示させて、住所＆名前入力
※ HBの場合（倉庫仕様のHB）は送付先がHB宛てか契約住所宛てか確認必要！！ - 作成済へ名前を付けて保存
- １枚印刷
- 当社控え用に送付状＋保管場所使用承諾書をA4に縮小印刷
- システムに【郵送済】車庫証明発行済 と入力し、依頼受付の発送日に日付入力
お客様に送るもの
- 送付状
- 保管場所使用承諾証明書
- 現地地図（駐車箇所に黄色いマーカーつける）
- 配置図（ルート パーキングと記入ない場合は記入する）
- 社名変更のご案内 ※現地物件の看板の変更が終わるまでは入れる予定
- 返信用封筒（右下に「車」と）記入
送るときの注意
- 三つ折り窓あき封筒にて郵便で発送（封筒に｛重要｝｛速達｝スタンプ押す）
- 保管場所使用承諾証明書は2種類あり。1つが車の使用者が契約者と同じもの、もう1つが車の使用者が契約者と違うもの。車の使用者が契約者と違う場合、保管場所使用承諾証明書の使用者欄は記入不要。
- 保管場所使用承諾証明書の管理委託者の欄(ルートストアハブ連絡先記入欄)に当社の住所・社名・電話番号のゴム印と社判を押した状態で常に予備を準備しておく。予備が少なくなったら、原紙をコピーし同様に予備を作ること。 ★保管場所使用承諾証明書の保管先→収支チーム脇の透明ボックスの中
- 契約書現地住所が仮換地の物件(藤沢市土棚・東大和市立野・八潮市)は保管場所使用承諾書の物件住所は空白で出す。その理由：以前警察に仮換地では受理できないと言われたため。物件住所が区画整理中の場合、警察の手元にある地図や区画整理事業名に基づき物件住所を記入する場合有。その際、警察より仮換地指定通知や仮換地指定図の提出を求められる場合有。そのため、ご利用者様へ警察に現地住所を記入してもらった保管場所使用承諾書コピーをFAX等で提出してもらうよう依頼する必要有。そのコピーを当社控えとする。
- 発送前に必ず酒井さんへチェックしてもらう！！