★手続きなし
特に手続きがない場合の契約書を送付するときの操作を説明します。
作業条件
月に1回程度オペレーターより依頼
作業手順
- 契約受付一覧・システム上で契約日・住所など確認
- 契約書２部作成
- 受付一覧見ながらルームNo・金額・契約日・鍵入力し2枚両面（短編）印刷
- 契約書2部とも当社の捺印押す
- 契約案内を作成（★契約案内★→作成済より名前で検索）
入力画面にて書類返送期日を変更（だいたい送付日の１週間後）
キャンペーンで運搬の記入ありの方は文言消去
連絡事項欄①に「お手続きございませんため再度書類を再送させていただきました～」の文言をコピペし入力
初回口座振替予定日が過ぎてる場合は「②郵送契約のお手続きについて」の用紙の初回口座振替予定日を消去、空白にする - 作成月のところへ名前を付けて保存（物件名の前に作成日・【手続き無】と記入）
- 「②郵送契約のお手続きについて」のみ印刷
1枚は両面（長辺）印刷（お客様用）・もう1枚は片面印刷（当社控え用） - ダイレクト送付用案内（★契約案内★→ダイレクト送付用案内＿返送期日）を開き
返送期日を入れ１枚印刷
お客様へ送るもの
- 返信用封筒（契約書用のものに「手」と記入）ダイレクト送付用案内
- 郵送契約のお手続きについて
（連絡欄の「お手続きがございませんため～」は黄色マーカーつける） - 口座用紙
（物件コード＆部屋番号記入・初回振替予定日過ぎている場合は最短の振替日の用紙） - 契約書２部
- 安心パック（安心パックの物件のみ）
送るときの注意
- 封筒に手書きで住所・名前を記入し郵便にて発送
※ 引越しなどあった場合は新住所へ、システムを表示させて確認する
（新住所がわからない場合は確認のためオペレーターへ発信お願いする） - 当社控えの契約案内に再送した日付（○／○再送）を記入し当社控えファイルにしまい手続き無のところへ
- 受付一覧＆システムに送付日＆期日（○／○再送 期日○／○）を記入