郵送契約および継承完了

郵便契約が完了し鍵を発送するとき、および継承手続きが完了しお客様控えを発送するときの対応を説明します。

作業条件

郵送契約完了のため鍵発送、および継承手続き完了のためお客様控え発送を続けて行います。

作業手順（郵送契約完了のため鍵発送）

1. 契約一覧の鍵着日・決済日確認（初期費用の入金有無）
2. お客様情報を確認（日付など入ってるか、金額間違いないか）
3. 契約書に捺印(当社丸印)
4. 契約一覧の備考を確認　(鍵送付先が契約住所とは別でないか、領収証同封希望などないか)
5. ヤマト伝票は発払いで作成

お客様に送るもの（郵送契約完了のため鍵発送）

RSの場合

• お客様契約書控え
• 鍵
• ご利用のしおり

SG・HBの場合

• SG・HB鍵ご利用案内（宝箱に入っているRS用のご利用のしおりは抜く）＆警備キー入退館の使い方の用紙
• お客様契約書控え
• 鍵
• 居室内点検確認書＆青い返信用封筒（HBのみ）

Pの場合

• P用契約書送り状（お名前日付記入）
• お客様契約書控え

後処理

1. 契約一覧の鍵発送日記入・ステータスは完了に　
2. ルーム一覧のステータスを「予約」から「済」に変更する。契約日と顧客名が入力してあるかも確認。
3. 当社控え(お客様の契約書類一式)をシステム入力用ファイルへしまう

作業手順（継承手続き完了のためお客様控え発送）

1. 契約一覧のお客様情報など確認（氏名が継承先になってるか・決済日記入あるか…）
2. 契約書に捺印(当社丸印)（日付入ってない場合は日付記入※契約日）
3. ヤマト伝票、発払いで作成

お客様に送るもの（継承手続き完了のためお客様控え）

• 継承用送付状（お名前・日付記入）
• お客様控え契約書

後処理

1. 契約一覧の鍵発送日記入・ステータスは完了に
2. ルーム一覧に新契約名義・契約日入力→備考に「～様より継承」と記入
3. 当社控え(お客様の契約書類一式をシステム入力用ファイルへしまう