解約書類発送
解約書類を発送します。
作業条件
- 基本週に1回（火曜か水曜あたり）、月末など件数が多い場合は週2の時もあり
- 事前準備①：解約受付一覧、書類発送日・ステータスを空白で絞る
- 事前準備②：返信用封筒左下に「解」のスタンプ押す
- 事前準備③：レターパックの送付先欄にルートストアハブの宛名シールを貼り、封筒に入るサイズに折る
作業手順
- システムで名義・住所・解約月・保証金の有無を照らし合わせ確認
入力漏れあれば、全て解約受付一覧へ正しい情報へ修正＆入力する。
※ システム上保証金Pでも返還金がない場合は、通常P扱いとする。 - Excelの解約案内をひらき、解約一覧の解約月～住所・保証金有無をコピペ
→上書き保存
※ 見出しの「保証金返還有」以降は関数が入っているため触れないこと。 - Wordの解約案内をひらき、先ほどコピべしたExcelのファイルを差し込む
- 内容誤りないか確認（法人の場合は様を御中に変えるなど）
- 上記確認したら印刷 ※印刷したWordは名前を付けて保存。保存は作成済へ
- 封入しヤマトDM便にて発送
- 最後に解約一覧へ書類発送日を入力
お客様へ送るもの
- 解約書類
送付状+解約通知書+レターパック使い方説明+アンケート - 返信用封筒(解約通知書返送用)・レターパック(鍵返却用)
送るときの注意
- 書類作成前に必ず備考・送付先など確認
- 同じ解約月で複数部屋の場合、書類は1部屋分にまとめる。通知書に解約部屋を全て記載する。保証金等の返還がある場合は返還有の書面で作成する。
- 確実に届けたい場合、急ぎで送付希望の場合は、郵便で送付する。
- 通知書の返送期日は発送日に合わせて調整する。もし従来の期日から変わる場合は、通知書期日を備考へ入力する。
- HB・Pはレターパック同封不要
- 契約者死亡により継承解約の場合は、継承申告書も同封必要
- レターパックと返信用封筒の在庫も要確認（少なくなったら発注必要）