鍵の追加（RS・SG）
RS・SG契約の場合に鍵を追加する方法を説明します。
作業条件
- 事前準備：依頼受付シート確認・入金確認とれ次第、ルームキーを複製する
神田のe工房で複製。スイッチボックスキーは事務所の予備の中にあるか確認後、無い場合のみ複製 - 複製後ルームキーにテプラ貼る→当社控え同様に物件名＋ルームNo＆鍵No
（追加ルームキーが２本以上の場合は鍵Noではなく追加①・追加②…） - 警備キーも追加の場合は当社控えに予備があれば警備キーを取り出しルームキーと一緒に発送する
（RSの場合はたいてい予備あり、SG・HBの場合はALSOKに発注するため警備キー到着次第ルームキーと一緒に発送する）
HBの警備キーは必ず当社控えに予備がないかを確認する。基本1本のみだが過去の利用者が鍵追加している場合は予備が2本以上ある場合有。その場合は追加発注不要。
発注から納品まで2～3週間程かかる
リモコンの発注先は三和シャッター（発注から納品まで3～4週間程かかる）
作業手順
- システム上で、備考に新鍵No入力
（例：【鍵追加】物件名＆ルームNo【警備】鍵【ルーム】鍵No.） - 依頼受付一覧にシステム変更日を記入
- 送付状作成（★書類作成雛形→鍵系→鍵追加送付状＋追加依頼書）
1枚目（送付状）→契約者名記入
2枚目（鍵追加発行及び追加依頼証）→物件名・ルームNo・前回預り分＆追加発行分に鍵Noをシステム上からコピペ（鍵の種類や本数、振込金額など変更が必要な場合は修正必要。） - 作成済へ名前を付けて保存
- 印刷（鍵追加発行及び追加依頼証のみ2枚印刷
- 2枚印刷した鍵追加発行及び追加依頼証に割印＆当社の角印を押す
- 当社控えをコピー（送付状＋鍵追加発行及び追加依頼証をＡ4に縮小）
- 鍵発送の発信必要の場合オペレーターへ依頼（発信不要の場合は最短翌日着で発送。その際、依頼受付一覧に発送日＆備考に何日着で発送したかわかるように記入）
- 当社控えは鉛筆で物件コードなどを記入しスキャンへ回す
お客様に送るもの
- 送付状
- 返信封筒（右下に「カギ」と記入）
- 鍵追加発行及び追加依頼証 2枚
- 鍵（ストラップつけて）
上記ファイルに入れて白い封筒を使用しヤマト便で発送
ヤマト伝票（発払い）に手書きで住所・Tel・名前・品名欄に物件名＆ルームNo記入
送るときの注意
- SG・ＨＢでリモコン追加ある場合はリモコン発注時間かかるため、先に個別ドア（SGの場合はスイッチボックス）＆警備キーを発送する場合あり。その際、鍵変はリモコン発送する際に同封）
- 過去にも鍵追加などあった場合は前回預かり分・契約時預り分欄に過去の分全て記入